Uno degli enigmi interpretativi posti dall’attuale ordinamento contabile riguarda la necessità o meno di procedere alla liquidazione delle spese con un atto esplicito. Nella prassi è ancora molto diffusa, infatti, la liquidazione senza atto, diretta discendente dei vecchi timbri “visto, si liquidi” oggi ovviamente sostituiti da un meno romantico clic informatico.
Senza pretesa di disporre della verità rivelata, ci permettiamo qualche breve considerazione.
L’atto di liquidazione negli Enti Locali è disciplinato dall’art. 184 T.U.E.L, secondo cui “1. La liquidazione costituisce la successiva fase del procedimento di spesa attraverso la quale in base ai documenti ed ai titoli atti a comprovare il diritto acquisito del creditore, si determina la somma certa e liquida da pagare nei limiti dell’ammontare dell’impegno definitivo assunto.
2. La liquidazione compete all’ufficio che ha dato esecuzione al provvedimento di spesa ed è disposta sulla base della documentazione necessaria a comprovare il diritto del creditore, a seguito del riscontro operato sulla regolarità della fornitura o della prestazione e sulla rispondenza della stessa ai requisiti quantitativi e qualitativi, ai termini ed alle condizioni pattuite.
3. L’atto di liquidazione, sottoscritto dal responsabile del servizio proponente, con tutti i relativi documenti giustificativi ed i riferimenti contabili è trasmesso al servizio finanziario per i conseguenti adempimenti.
4. Il servizio finanziario effettua, secondo i principi e le procedure della contabilità pubblica, i controlli e riscontri amministrativi, contabili e fiscali sugli atti di liquidazione.”.
Il comma 3 è abbastanza esplicito nel qualificare la liquidazione come un “atto sottoscritto” corredato da documenti.
L’allegato 4/2 al D. Lgs. 118/2011 dedica alla liquidazione il par. 6.1.
La liquidazione costituisce la fase del procedimento di spesa con la quale, in base ai documenti ed ai titoli atti a comprovare il diritto del creditore, si determina la somma da pagare nei limiti dell’ammontare dell’impegno definitivo assunto.
La liquidazione è registrata contabilmente quando l’obbligazione diviene effettivamente esigibile, a seguito della verifica della completezza della documentazione prodotta e della idoneità della stessa a comprovare il diritto di credito del creditore, corrispondente ad una spesa che è stata legittimamente posta a carico del bilancio e regolarmente impegnata. Per registrazione contabile si intende qualsiasi forma di evidenza contabile che consente di identificare le spese liquidate, distinguendole da quelle non liquidate.
La natura esigibile della spesa è determinata sulla base dei principi contabili applicati riguardanti le singole tipologie di spesa. In ogni caso, possono essere considerate esigibili, e quindi liquidabili ai sensi dell’articolo 3, comma 4, del presente decreto, le spese impegnate nell’esercizio precedente, relative a prestazioni o forniture rese nel corso dell’esercizio precedente, le cui fatture pervengono nei due mesi successivi alla chiusura dell’esercizio o per le quali il responsabile della spesa dichiara, sotto la propria responsabilità valutabile ad ogni fine di legge, che la spesa è liquidabile in quanto la prestazione è stata resa o la fornitura è stata effettuata nell’anno di riferimento.
In particolare, deve essere verificato che:
a) i documenti di spesa prodotti siano conformi alla legge, comprese quelle di natura fiscale, formalmente e sostanzialmente corretti;
b) le prestazioni eseguite o le forniture di cui si è preso carico rispondano ai requisiti quantitativi e qualitativi, ai termini e alle altre condizioni pattuite;
c) l’obbligazione sia esigibile, in quanto non sospesa da termine o condizione.
La liquidazione consente la puntuale determinazione della somma dovuta al creditore, per una determinata ragione, e deve essere effettuata tempestivamente, al fine di attestare l’esigibilità del credito nell’esercizio in cui è effettuata. Alla fine dell’esercizio, gli impegni contabili non liquidati o non liquidabili nell’esercizio in corso di gestione sono annullati e re-imputati nell’esercizio in cui l’obbligazione risulta esigibile.
La fase della liquidazione presenta una propria autonomia rispetto alla successiva fase dell’ordinazione della spesa. Pertanto, è necessario superare la prassi che prevede, in ogni caso, la contestuale liquidazione ed ordinazione della spesa.Si ribadisce che la liquidazione è registrata quando l’obbligazione è esigibile“.
Qui abbiamo un riferimento alquanto oscuro a “qualunque evidenza contabile” che potrebbe far ritenere che non serva un atto esplicito, ma l’enfasi posta sulla liquidazione come fase autonoma sia rispetto all’impegno che all’ordinazione suggerisce di portare alla stessa conclusione, ulteriormente avvalorata dalla rilevanza della liquidazione che, nell’attuale ordinamento, è la più rilevante in ossequio al principio di competenza finanziaria potenziata.
In un simile contesto, si inseriscono le previsioni regolamentari, che opportunamente dovrebbero disciplinare compitamente la materia, anche tenendo conto dell’assetto organizzativo interno all’ente: è evidente, infatti, che in alcuni casi un “atto” di liquidazione potrebbe essere superfluo (si pensi al pagamento mensile degli stipendi).
Il regolamento potrebbe anche chiarire se per atto si intenda obbligatoriamente una determina (con annessi obblighi di rubricazione, repertoriazione e pubblicazione), oppure un mero atto.
Ciò che è certo che, in determinate fattispecie (si pensi ai lavori pubblici), dare alla liquidazione la dignità che le spetta sia una prassi altamente consigliabile.