Nella nota 158/2025 della Ragioneria generale dello Stato evidenzia correttamente come un sistema contabile efficiente richieda una struttura organizzativa ben definita, in grado di garantire chiarezza nei ruoli, coordinamento tra gli uffici coinvolti e tempestiva condivisione delle informazioni inventariali.
Ferma restando l’autonomia organizzativa della singola amministrazione, Via XX Settembre fornisce alcune raccomandazioni:
1) l’istituzione di un “ufficio gestione beni patrimoniali” (laddove le amministrazioni ne siano ancora sprovviste) responsabile della gestione degli inventari. Tale ufficio dovrebbe comunicare tempestivamente all’ufficio contabilità ogni variazione relativa alle immobilizzazioni, come acquisizioni, trasferimenti, cessioni o dismissioni;
2) la predisposizione di un regolamento interno per la gestione degli inventari, finalizzato a definire modalità operative uniformi e standardizzate;
3) l’introduzione di un sistema di controlli periodici e la designazione di un responsabile di processo.
Le indicazioni sono state articolate in funzione delle diverse fasi della gestione contabile relativa a una immobilizzazione (gestione del pregresso, acquisizione, variazione, dismissione e chiusura del conto) e prevedono una chiara suddivisione delle responsabilità tra i principali uffici coinvolti. Da un lato, l’ufficio gestione beni patrimoniali, che si occupa di mantenere un inventario aggiornato, di associare i beni alle rispettive unità di gestione e di generare informazioni dettagliate relative ai beni. Dall’altro, l’ufficio di ragioneria (ufficio contabilità), che ha il compito di preparare e trasmettere le informazioni contabili per ogni bene. Infine, l’unità organizzativa di gestione, responsabile dell’amministrazione operativa dei beni e di fornire dati tecnici sugli eventi che impattano sulla fruibilità degli stessi beni.
Si tratta di scenari organizzativi idilliaci, che sarà piuttosto complicato realizzare nel contesto attuale degli enti locali, specie di piccola dimensione. Difficile trovare un’unità di misura che permetta di quantificare in questo caso la distanza siderale fra la teoria e la pratica.