La firma ha lo scopo di attribuire la documentazione alla paternità e volontà del soggetto che agisce in nome e per conto dell’operatore economico.
In un ambiente “analogico” basato sul cartaceo, occorre in effetti la sottoscrizione delle documentazione, talora perfino pagina per pagina nel caso di fogli staccati.
Ma, nell’era del digitale restare ancorati a formalismi propri dell’analogico non ha nessun senso, anche perchè c’e un codice dell’amministrazione digitale a disciplinare la gestione dei documenti digitali e della firma digitale.
La quale altro non è se non un sistema complesso di associazione univoca di un certo file, contenente i dati del sottoscrittore, a certificati digitali prodotti e manutenuti in modo duraturo da un soggetto abilitato, che assicurino la corrispondenza tra la firma digitale e la persona che l’ha apposta.
Allo stesso modo, le piattaforme digitali più in linea con le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale permettono l’accesso alle operazioni gestionali ivi svolte a seguito dell’autenticazione, sempre univoca, del rappresentante che, dotato dei poteri necessari, agisce in nome e per conto della persona giuridica che si avvalga del sistema per relazionarsi con la PA: dalle piattaforme del Suap, a quelle per le gare di appalto.
Si tratta di modalità di accreditamento ai sistemi, mediante associazione certa e univoca del certificato digitale prodotto all’identità del soggetto che si accredita, sostanzialmente analoghi allo Spid. Sicchè, può essere ammesso ad operare nel sistema esclusivamente la persona accreditata ed identificata secondo le regole della piattaforma.
Dette regole sono, dunque, poste ad assicurare la certezza piena dell’identità del soggetto che agisce.
Pertanto, anche se non tutte le operazioni si svolgono elaborando dati con e nella piattaforma, in quanto occorre caricare documenti prodotti al di fuori di essa, perchè vengano in essa introdotti e poi gestiti con le cautele come l’inaccessibilità fino ad una certa scadenza e l’archiviazione specifica della procedura, comunque le attività di caricamento di documenti prodotti al di fuori è consentita solo a chi disponga dell’accreditamento per utilizzare lo strumento digitale.
Quindi, il documento caricato è da assegnare in modo certo, a meno di querela di falso, all’operatore economico il cui rappresentante sia stato accreditato ad agire nel sistema. Conseguentemente, non vi possono essere dubbi sulla riconduzione del documento e delle dichiarazioni di volontà o elaborazioni tecniche ivi esistenti alla paternità dell’operatore economico, senza alcuna necessità imperativa della sottoscrizione con firma digitale di tali documenti, visto che l’accreditamento al sistema svolge esattamente la medesima funzione della firma digitale.
Bene ha fatto, dunque, il Tar Sicilia Palermo, Sezione I con sentenza 30.1.2026, n. 301, a respingere il ricorso di un concorrente, presentato contro l’aggiudicatario a cagione del fatto che quest’ultimo aveva caricato nella piattaforma una parte della documentazione tecnica priva di firma digitale, senza che peraltro le regole di gara avessero previsto espressamente l’esclusione come conseguenza di ciò.
E’, in effetti, necessario e corretto spingersi anche oltre. Poichè quanto osservato dal Tar è corretto, le modalità tecniche di associazione univoca delle operazioni compiute nelle piattaforme che impongano l’accreditamento degli operatori economici assicurano la certa riconducibilità di ogni operazione realizzata ed ogni documento caricato alla volontà dell’operatore: pertanto, questo può e deve valere non solo per la documentazione tecnica, ma persino per l’offerta vera e propria, la quale in un sistema di tale natura può perfettamente non essere firmata digitalmente. Sicchè, la previsione nei bandi o disciplinari dell’obbligo di firmare digitalmente l’offerta o altri documenti “a pena di esclusione”, agendo su piattaforme che assicurino l’accesso univoco esclusivamente a soggetti accreditati appare figlia di un approccio operativo ancora misto tra l’analogico e il digitale, oggettivamente superato dal tempo.