La questione, sebbene non precisamente normata dai principi contabili, è stata oggetto di attenta disamina da parte della giurisprudenza contabile. Ogni amministrazione, infatti, deve prevedere le risorse finanziarie necessarie nei limiti previsti dalla legge e dalla contrattazione nazionale procedendo tempestivamente, all’inizio di ciascun esercizio finanziario, a costituire il fondo suddetto, il quale potrà essere erogato a seguito di apposita contrattazione con le organizzazioni sindacali.
La procedura in parola si articola secondo un preciso cronoprogramma caratterizzato da tre fasi obbligatorie e sequenziali, ossia:
1) l’individuazione in bilancio delle risorse;
2) l’adozione dell’atto di costituzione del fondo (che costituisce il vincolo contabile alle risorse, quantificandole), atto che è di competenza del dirigente e deve essere sottoposto alla certificazione da parte dell’Organo di revisione;
3) la sottoscrizione del contratto decentrata annuale, quale titolo idoneo al perfezionamento dell’obbligazione.
Conformemente a tali scansioni procedurali, sotto il profilo strettamente contabile, al punto 5.2 del Principio contabile applicato concernente la contabilità finanziaria, Allegato n. 4/2 al d.lgs. n. 118/2011, si precisa che “… Le spese relative al trattamento accessorio e premiante, liquidate nell’esercizio successivo a quello cui si riferiscono, sono stanziate e impegnate in tale esercizio. Alla sottoscrizione della contrattazione integrativa si impegnano le obbligazioni relative al trattamento stesso accessorio e premiante, imputandole contabilmente agli esercizi del bilancio di previsione in cui tali obbligazioni scadono o diventano esigibili. Alla fine dell’esercizio, nelle more della sottoscrizione della contrattazione integrativa, sulla base della formale delibera di costituzione del fondo, vista la certificazione dei revisori, le risorse destinate al finanziamento del fondo risultano definitivamente vincolate. Non potendo assumere l’impegno, le correlate economie di spesa confluiscono nella quota vincolata del risultato di amministrazione, immediatamente utilizzabili secondo la disciplina generale, anche nel corso dell’esercizio provvisorio…”.
La prima fase consiste, quindi, nell’individuazione in bilancio delle risorse. In astratto, poiché in questa fase non si assumono impegni ma si opera una ricognizione delle disponibilità, si potrebbe operare anche in esercizio provvisorio. Tuttavia, i tratterebbe di una inutile duplicazione, posto che comunque la quantificazione andrebbe rivista alla luce del nuovo bilancio
A tale proposito si evidenzia che a finanziare il “Fondo” contribuiscono le risorse stabili così definite in quanto sono risorse fisse aventi carattere di certezza e stabilità (le principali fonti di alimentazione delle risorse stabili sono gli incrementi fissati dai CCNL) e le risorse variabili che, a differenza delle prime, hanno valenza annuale (tali risorse sono finanziate di anno in anno dall’ente sulla base di una valutazione delle proprie capacità di bilancio).