Alcune sentenze sono caratterizzate davvero dalla pretesa della luna nel pozzo. Come la sentenza del Consiglio di Stato, Sezione III, 7.1.2025, n. 41, secondo la quale sono accessibili meri appunti elaborati dai commissari di un concorso.
Appunti e brogliacci se consistenti in “appunti interni” o “documenti preparatori” (quali brogliacci informali interni al singolo ufficio privi di firma o di sigla) sono sottratti all’accesso laddove non si innestino in alcun modo nell’iter procedimentale, poichè non hanno natura di “atto” o “documento”.
Un appunto o un brogliaccio può considerarsi accessibile, allora, se acquisito al fascicolo e qualificabile come documento riferibile alla volontà di chi lo ha formato, con chiara intestazione, datazione, riferimento al procedimento e sottoscrizione. Altrimenti, resta solo uno strumento utilizzato dal funzionario pubblico per memorizzare, appuntare, ragionare e formare un convincimento, quale preparazione alla produzione di un procedimento.
Consentire l’accesso a tali oggetti significa nella sostanza legittimare il processo alle intenzioni, tutto quel che la legge 241/1990 assolutamente non prevede.
La sentenza del Consiglio di Stato in argomento rischia di rivelarsi un cavallo di Troia che mette in ginocchio l’operato amministrativo. Basti pensare che impone indirettamente di conservare e fascicolare appunti, note, fogli volanti, foglietti adesivi, files preparatori, forse anche note su dialoghi e colloqui tra commissari.
In sostanza, Palzzo Spada spalanca, del tutto inopportunamente e in contrasto con le previsioni della legge 241/1990, le porte all’accesso non tanto agli atti endoprocedimentali o “interni”, quanto agli “interna corporis”, appunto l’insieme di minute, appunti, note, brogliacci, pro-memoria, bozze, files provvisori e ogni altro strumento utilizzato per la preparazione ed elaborazione logica dei documenti veri e propri. Tali strumenti, in quanto privi degli elementi essenziali dell’atto amministrativo indicati prima, intestazione, data, sottoscrizione, sono esclusivamente un mezzo utilizzato dal funzionario per fissare idee e redigere eventualmente gli atti veri e propri, aventi i requisiti necessari per essere considerati documenti ed a lui imputabili.
Gli interna corporis, proprio perchè privi di imputabilità specifica all’autore, non fanno e non debbono far parte del fascicolo, non sono da protocollare, fascicolare e conservare; restano nella sfera, nel “corpo” di chi li ha prodotti e, come tale non possono e non debbono essere oggetto di accesso.
E’ l’esito dei ragionamenti posti in essere dall’autore anche con l’aiuto di tali bozze, minute e note, cioè l’atto vero e proprio, a poter essere oggetto di accesso.
La ricerca dell’impossibile perseguita dal Consiglio di Stato con la sentenza in commento giunge fino all’inutile e scatena il contenzioso e la burocrazia.