Programmazione ferie ed attività. Come provare a difendersi dall’accumulo eccessivo di giornate non fruite

Uno dei problemi dei comuni di piccole dimensioni è il limitato numero di addetti agli uffici, che non solo comporta di per sé inefficienze varie, ma anche conduce ad effetti organizzativi perversi, come l’accumulo delle ferie.

Sulla base dell’insufficienza della forza lavoro necessaria, alcuni dipendenti sono portati a non chiedere le ferie o chiederne ben poche; simmetricamente, i responsabili di servizio finiscono per subire passivamente la situazione, dando per scontato che essa non possa andare diversamente, senza, quindi, né programmare le ferie, né un credibile lavoro da affrontare.

Fermi restando tutti questi problemi e nella consapevolezza dell’impossibilità di fornire soluzioni semplici a problemi complessi, questo modo di agire va governato, perché altrimenti porta poi al rischio dei danni connessi alla mancata fruizione delle ferie, specie se ciò porta alla monetizzazione; o all’opposto danno organizzativo di imporre ferie in effetti non sostenibili rispetto ai carichi.

Un banale sistema consiste nella programmazione mensile (ovviamente moltiplicabile per 12) il più possibile sommaria delle attività da svolgere.

Si pensi ad uffici demografici con 3 soli dipendenti, di cui uno a part time per un tempo dell’87%, che devono far fronte ad attività di sportello su appuntamento (con varie finalità).

Per programmare l’attività occorre fissare alcuni punti:

1. in relazione alla durata media degli appuntamenti da gestire, immaginare quanti appuntamenti al massimo sia possibile svolgere nel corso di una giornata;
2. moltiplicare questo numero per il tempo di lavoro: 1 per i dipendenti a tempo pieno, una percentuale di 1 per i dipendenti a tempo determinato;
3. spalmare questi dati sulla programmazione mensile;
4. verificare, sulla base delle medie delle attività svolte per esempio nello scorso triennio, quanti appuntamenti in media sono stati gestiti quel mese;
5. verificare se la somma degli appuntamenti gestibili col personale in servizio, al lordo di assenze giustificate, è superiore al fabbisogno di appuntamenti medio rilevato.

E’ l’operazione visualizzata nella seguente prima visualizzazione del foglio di lavoro “Previsione” del file allegato, che si propone per provare ad immaginare un sistema di pianificazione minimo:

Ovviamente, la pianificazione deve fare i conti con la realtà, fatta di assenze dovute a ferie, missioni, malattia, altre cause

Nel successivo foglio di lavoro “Consuntivo”, il responsabile di servizio, programmazione delle ferie alla mano, al posto dei numeri “1” e “0,87” che sono stati moltiplicati per l’immaginario numero 6 degli appuntamenti giornalieri da assicurare, scriverà “0”.

In questo modo può rendersi conto:

1. della sostenibilità della programmazione delle ferie col carico medio mensile da garantire;
2. dell’opportunità o meno di autorizzare le ferie;
3. della possibilità, attivando un foglio di calcolo analogo relativo al mese successivo, di recuperare l’eventuale lavoro che rimanga indietro, nei mesi successivi, oppure di autorizzare la fruizione delle ferie secondo un calendario diverso, che consenta di sostenere meglio i carichi.

La bozza molto semplice di programmazione, quindi, induce ad un tempo a verificare quanti prodotti sono necessari (nell’esempio, slot di calendario da assicurare ai cittadini), se la quantità di personale dedicato sia sufficiente in astratto e se lo sia anche, in concreto, al netto delle assenze giustificate previste, o se, come rilevato sopra, sia opportuno modificare la programmazione delle ferie, anche pensando a modalità di sostituzione dei dipendenti assenti giustificati, allo scopo di garantire il numero di appuntamenti al di sotto del quale non sia possibile andare (ovviamente, sempre che l’organizzazione dell’ente e la disponibilità di personale e profili con mansioni equivalenti lo consenta).

Mettendo a regime un sistema di programmazione come quello ipotizzato, diffondendolo a tutti gli uffici e sofisticandolo quanto opportuno, l’ente si può fare un’idea più precisa del modo di affrontare le proprie attività e della sostenibilità tra esse e le ferie, che comunque, è bene ricordare, è dovere dell’ente mettere in condizione di fruire e del dipendente programmare e fruire concretamente.