Il responsabile del procedimento, a meno che non sia direttamente competente ad adottare il provvedimento finale in quanto come tale individuato dalla legge o titolare di una delega legittima (e le ipotesi di responsabili direttamente competenti a decidere loro sono sempre pochissime), elabora delle risultanze dell’istruttoria; queste non possono che confluire nell’atto di impulso da destinare all’autorità di volta in volta competente (sindaco, consiglio, giunta, dirigente o, nel caso degli appalti, Rup), perchè adotti il provvedimento finale di propria competenza:
- facendo proprie le risultanze istruttorie;
- discostandosi dalle risultanze istruttorie: in tal caso, il provvedimento finale deve indicare le ragioni sulla base delle quali l’autorità decidente stabilisca di concludere il procedimento con una soluzione diversa da quella proposta dal responsabile del procedimento.
E’ tutto scritto, da anni, nell’articolo 6, comma 6, lettera e), della legge 241/1990, ove si specifica che il responsabile del procedimento “adotta, ove ne abbia la competenza, il provvedimento finale, ovvero trasmette gli atti all’organo competente per l’adozione. L’organo competente per l’adozione del provvedimento finale, ove diverso dal responsabile del procedimento, non può discostarsi dalle risultanze dell’istruttoria condotta dal responsabile del procedimento se non indicandone la motivazione nel provvedimento finale”.
Si tratta, tuttavia, di una delle disposizioni normative che, nonostante la sua chiarezza, risulta tra le meno conosciute e comunque più male interpretate e violate.
Le amministrazioni non hanno chiari i limiti delle competenze istruttorie di un responsabile del procedimento, confondono la responsabilità procedimentale con la delega, non hanno presente che la funzione istruttoria è anche una funzione di propulsione della fase decisoria, che l’istruttoria non può rimanere “in mens dei”, ma va traslata in un atto specifico, una relazione o come altro la si voglia denominare; che tale relazione deve essere acquisita al fascicolo ed essere la base per la formulazione dell’atto col quale attivare e sollecitare la fase decisoria, cioè la proposta di provvedimento finale.
La firma congiunta è ovviamente una sciocchezza, poichè si pone in contrasto con le citate disposizioni della legge 241/1990, tese a distinguere nettamente ciò che firma il responsabile del procedimento da quel che sottoscrive l’autorità competente ad adottare il provvedimento finale, anche allo scopo di evidenziare le diverse individuali responsabilità e permettere ad interessati e controinteressati di conoscere lo sviluppo della maturazione della decisione, anche per poter ricorrere specificamente per vizi di legittimità cagionati da eccesso di potere.